Der Erfolg von FDM-Systemen: Die Rolle von wahrgenommenem Nutzen und Motivation der Anwendenden

The successful provision of research data does not depend solely on the technical quality of individual systems. Rather, what is crucial is how technical, organizational, and communicative dimensions are interconnected and whether this results in recognizable added value for researchers in their day-to-day work. In this context, both intrinsic and extrinsic motivational factors influence the willingness to actively and continuously use research data management (RDM) systems.This article synthesizes experiences from two collaborating subprojects on information infrastructure (INF) within two Collaborative Research Centers. Both develop and operate RDM structures for interdisciplinary research consortia in the field of engineering and face comparable challenges: Adhering to the rules of good scientific practice when handling data is under pressure in today’s world; the benefits of individual data entries sometimes remain abstract, and additional process steps can reduce acceptance of technical solutions. The effort involved is primarily evaluated based on whether, from the researchers’ perspective, it yields a recognizable benefit. Based on this, specific approaches for user-oriented integration of different RDM levels are presented. These include the integration of RDM tools into existing research tools and workflows, cross-subproject access to information, as well as SPARQL-based search capabilities and future approaches to knowledge exploration. One concrete example is an implemented adapter that automatically transfers data sets from existing Excel files and electronic lab notebook entries from eLabFTW into the RDM system, thereby reducing the number of required process steps. Since the adapter was deployed, a measurable increase in the number of datasets imported into the RDM system has been observed. Such technical and procedural measures are complemented by workshops, personalized support, systematic feedback, and the continuous adaptation of the systems to the needs of researchers.This poster illustrates that RDM systems must be understood as sociotechnical systems. It is only through the interplay of infrastructure, process integration, communication, and perceived benefits that individual RDM developments can be transformed into a practical service. The collaboration between the two INF subprojects makes it possible to pool experiences, solution approaches, and transferable design principles across institutions and research consortia.

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Die erfolgreiche Bereitstellung von Forschungsdaten hängt nicht allein von der technischen Qualität einzelner Systeme ab. Entscheidend ist vielmehr, wie technische, organisatorische und kommunikative Ebenen miteinander verbunden werden und ob daraus für Forschende ein erkennbarer Mehrwert im Arbeitsalltag entsteht. Dabei beeinflussen sowohl intrinsische als auch extrinsische Motivationsfaktoren die Bereitschaft, Systeme des Forschungsdatenmanagements (FDM) aktiv und kontinuierlich zu nutzen.Der Beitrag bündelt Erfahrungen aus zwei kooperierenden Teilprojekten zur Informationsinfrastruktur (INF) zweier Sonderforschungsbereiche. Beide entwickeln und betreiben FDM-Strukturen für interdisziplinäre Forschungsverbünde im ingenieurwissenschaftlichen Kontext und stehen vor vergleichbaren Herausforderungen: Der Umgang mit Daten nach den Regeln der guten wissenschaftlichen Praxis steht in der heutigen Zeit unter Druck, der Nutzen einzelner Eingaben bleibt mitunter abstrakt und zusätzliche Prozessschritte können die Akzeptanz technischer Lösungen verringern. Aufwand wird dabei wesentlich danach bewertet, ob ihm aus Sicht der Forschenden ein erkennbarer Nutzen gegenübersteht.Ausgehend davon werden konkrete Ansätze zur nutzerorientierten Verbindung unterschiedlicher FDM-Ebenen vorgestellt. Dazu zählen die Integration von FDM-Tools in bestehende Forschungswerkzeuge und Arbeitsabläufe, der teilprojektübergreifende Zugang zu Informationen sowie SPARQL-basierte Recherchemöglichkeiten und perspektivische Wissensexploration. Ein konkretes Beispiel ist ein implementierter Adapter, der Datensätze automatisiert aus bestehenden Excel-Dateien und aus elektronischen Laborbüchereinträgen von eLabFTW in das FDM-System überträgt und damit zusätzliche Prozessschritte reduziert. Nach Bereitstellung des Adapters lässt sich ein messbarer Anstieg der in das FDM-System eingespielten Datensätze beobachten. Ergänzt werden solche technischen und prozessualen Maßnahmen durch Workshops, persönliche Unterstützung, systematisches Feedback und die kontinuierliche Anpassung der Systeme an die Bedarfe der Forschenden.Der Beitrag verdeutlicht, dass FDM-Systeme als soziotechnische Systeme verstanden werden müssen. Erst das Zusammenspiel von Infrastruktur, Prozessintegration, Kommunikation und wahrgenommenem Nutzen macht aus einzelnen FDM-Entwicklungen einen praxistauglichen Dienst. Die Zusammenarbeit der beiden INF-Teilprojekte ermöglicht dabei Erfahrungen, Lösungsansätze und übertragbare Gestaltungsprinzipien standort- und verbundübergreifend zu bündeln.